Realizzare un sito web con area riservata: un'opportunità

Come dice il nome stesso, l’area riservata è un’area del sito web accessibile solo tramite credenziali personali. Molto spesso, infatti, alcune aziende hanno bisogno di  mettere a disposizione dei propri clienti documenti, materiale informativo o funzionalità che non possono essere di dominio pubblico, ma possono invece semplificare il lavoro di clienti, dipendenti e collaboratori.

Ci sono fondamentalmente due tipologie di area riservata realizzabili in un progetto web:

  • Area riservata di back end, destinata agli operatori e ai gestori del sito
  • Area riservata di front end, destinata ai fruitori del sito o a membri del team che non hanno sufficienti privilegi (come ad esempio gli agenti oppure dei collaboratori esterni)

Vediamole nel dettaglio e capiamo come la realizzazione di un sito web con area riservata possa essere una vera e propria scelta aziendale strategica e strumento per ottenere risultati concreti.

Area riservata di back end (o back office) 

L’area riservata di back office può essere sviluppata con funzionalità pressoché illimitate. Ovviamente, non stiamo parlando della gestione dei contenuti di un sito o dei prodotti di un sito catalogo o di un sito e-commerce. Queste le diamo per scontate.

Ci piace ricordare ai nostri clienti che l’informatica e lo sviluppo servono ad agevolare la vita, non a complicarla. Lasciamo fare all'informatica le cose che sono una perdita di tempo (o che non potremmo fare a mano) per poterci concentrare su attività realmente strategiche e che non possono essere demandate alle macchine.

Quali sono le funzionalità realizzabili in un’area riservata di back office di un sito web aziendale? Vediamo alcuni esempi, figli della nostra personale esperienza:

  • Gestione delle commesse: quando una commessa deve passare da più uffici e livelli autorizzativi per raggiungere lo stato di approvazione, si possono snellire le procedure attraverso la firma del documento con un click, fintanto che l’approvazione non arriva alla scrivania dell’amministratore delegato.
  • Creazione di preventivi da pannello di controllo: nel caso di siti catalogo è possibile generare un preventivo con i prezzi di listino, sconti e personalizzazioni a fronte di ogni richiesta di offerta ricevuta, con la possibilità aggiuntiva di tracciare i dati. Infatti, nell'area riservata sarà possibile vedere quanti contratti o vendite vengono finalizzate effettivamente, quanto sono efficienti i venditori, quali prodotti sono stati richiesti maggiormente, ecc.
  • Esportazione di listini prezzi personalizzati: sempre parlando di siti catalogo, nell'area riservata si ha la possibilità di fornire listini prezzi sempre aggiornati ai propri clienti e agenti con sconti e set di prodotti personalizzati.
  • Gestione e stato sottoscrizioni ricorsive: possibilità di gestire le iscrizioni, vedere lo stato dei pagamenti, sollecitare il pagamento di un servizio ricorsivo come una manutenzione o di una quota associativa.

Insomma si possono fare davvero molte cose con un’area riservata back end, ma ogni realtà ha esigenze diverse. Il nostro lavoro di agenzia web non è solo la realizzazione di siti web, ma anche lo sviluppo di soluzioni davvero a misura dei nostri clienti.

L’obiettivo è aiutarli a informatizzare, quando possibile, procedure manuali facendo risparmiare tempo, diminuendo il margine di errore umano e aumentando l’efficienza. In pratica, creiamo un flusso lavorativo fluido ed efficiente per clienti che operano in ambito istituzionale, industriale, commerciale e associativo.

Area riservata di front end (o front office) 

Come anticipato poco sopra, quest’area riservata è destinata agli utenti del sito che, tramite login con credenziali di accesso, possono usufruire di strumenti e funzionalità a loro misura e capaci di migliorare la loro esperienza di navigazione.

Sempre mantenendo la sicurezza e la riservatezza delle informazioni, ecco alcune funzionalità che possono essere sviluppate:

  • Area riservata con gestione documentale: spesso i nostri clienti hanno bisogno di mostrare a gruppi di utenti registrati una manualistica specifica per alcuni macchinari o prodotti.
  • Gestione dei corsi online: attraverso la propria area riservata gli utenti possono accedere a video corsi on demand raggiungibili solo dopo averli acquistati.
  • Stato di avanzamento dei progetti: l’utente, probabilmente già cliente, può accedere alla propria area riservata e vedere lo stato di avanzamento del progetto, in modo da non doversi interfacciare necessariamente con l’azienda, che così facendo, trasmette organizzazione e professionalità senza impegnare project manager o commerciali aziendali.
  • Storico dei preventivi e degli ordini: nel caso di siti catalogo, il cliente che ha fatto delle richieste di preventivo può accedere alla propria area riservata per verificare la documentazione pregressa o ordinare di nuovo alcuni o tutti i prodotti, ottimizzando così di molto i tempi di lavorazione.
  • Nel caso di siti B2B si può consentire all'agente aziendale di effettuare ordini direttamente dal sito per conto di uno o più clienti da lui gestiti, così da risparmiare ore di telefonate, spesso inutili, per chi fornisce il prodotto/servizio.
  • Contenuti extra: alcune aziende che hanno una rete vendita o un canale B2B possono avere l’esigenza di stimolare le vendite attraverso la pubblicazione di contenuti esclusivi che valorizzano i prodotti o i servizi venduti.

E questi sono solo alcuni esempi di funzionalità sviluppate in fase di realizzazione di un sito web. Lo ripetiamo sempre e non ci stancheremo mai di farlo: il sito internet è uno strumento di lavoro, dove comunicazione, marketing e informatica si incontrano.

Tuttavia, è importante sottolineare l’importanza del dialogo tra agenzia web e azienda. Infatti, è dallo scambio di informazioni e dall'ascolto che è possibile ideare soluzioni innovative e su misura, in grado di cambiare, anche radicalmente, la gestione del flusso di lavoro dell’azienda.